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Preguntas Frecuentes

¿Qué es una empresa?

Es toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios, así la define el artículo 25 del Código de Comercio.

La empresa puede ejecutar actividades de naturaleza:
a. Industrial o productiva
b. Comercial
c. Prestación de servicios

¿Qué es un comerciante?

Son comerciantes las personas naturales o jurídicas que ejercen de manera habitual y profesional alguna de las actividades que la ley considera como mercantiles.

¿Qué personas son legalmente capaces para ejercer el comercio?

Todas las personas naturales y jurídicas que tengan capacidad para contratar y obligarse. Son personas naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición. Los menores adultos (varones y mujeres entre 14 y 18 años de edad) pueden, con autorización de sus representantes legales, ocuparse en actividades mercantiles en nombre o por cuenta de otras personas y bajo la dirección y responsabilidad de éstas.

¿Cuál es el plazo para renovar la matrícula mercantil?

La renovación de la matrícula mercantil debe efectuarse dentro de los tres primeros meses de cada año.

IMPORTANTE!  SE AMPLIA EL PLAZO PARA RENOVAR EL REGISTRO MERCANTIL DEL AÑO 2020.

PARA EL AÑO 2020, DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN EL DECRETO 434 DEL 19 DE MARZO DE 2020 EXPEDIDO POR EL MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO CON OCASIÓN A LA SITUACIÓN DE SALUD PÚBLICA OCASIONADA POR LA PRESENCIA DE COVID-19, LOS COMERCIANTES PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS PODRÁN RENOVAR SU MATRÍCULA MERCANTIL HASTA EL DÍA 
TRES (03) DE JULIO DE 2020. 

¿Cuáles son los documentos que debo presentar para renovar mi matrícula mercantil?

Sólo debe presentar el formulario de renovación firmado el comerciante o por el representante legal cuando se trata de personas jurídicas.

¿Dónde puedo pagar la renovación de la matrícula mercantil?

El pago de la renovación de la matrícula mercantil lo puede realizar a través de los siguientes medios:
– En cualquiera de nuestras sedes mediante pago en efectivo, cheque, tarjeta débito o crédito.
– En las corporaciones o entidades financieras autorizadas para el recaudo.
– Mediante pago PSE o con tarjeta de crédito cuando realice su trámite de manera virtual a través de nuestros Servicios en Línea, en la página www.camaraarmenia.org.co.
– A través de neustros puntos corresponsales de Cámara «CERCANO» habilitados en los difeentes municipios. (Consulte previamente que sea un corresponsal autorizado en nuestra página web)

¿Qué activos se toman en cuenta para liquidar el valor a pagar por concepto de renovación de matrícula mercantil?

Para liquidar el valor a pagar por concepto de renovación de matrícula mercantil se deben tener en cuenta los activos sin ajustes por inflación, con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al año que el usuario desea renovar.

¿Qué información financiera debo reportar al momento de renovar la matrícula mercantil?

Para renovar la matrícula en un año determinado, debe tener en cuenta la información financiera con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Si usted no tiene el balance definitivo, puede usar el balance de prueba y una vez tenga el definitivo presentarlo para la reliquidación y actualización correspondiente.

¿Cómo se renueva la matrícula mercantil, cuando se deben años anteriores?

Se debe presentar en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Armenia (servicios en línea solo aplica para el último año a renovar) el formulario de renovación carátula y Anexo para el último año a renovar, para los años anteriores debe presentar el Anexo Renovación Matrícula más de un Año Pendiente por Renovar  tanto para el comerciante como para el establecimiento de comercio y pagar los derechos correspondientes.

¿Es posible obtener exenciones o descuentos en la renovación de la matrícula mercantil?

No, la renovación de la matrícula mercantil es una obligación que no tiene excepciones ni exenciones de ninguna clase, de conformidad a lo dispuesto por el Código de Comercio y el Decreto 898 de 2002.

¿Cuáles son las sanciones por no renovar la matrícula mercantil?

El incumplimiento a la obligación legal de renovar la matrícula mercantil dentro del plazo señalado por la ley, puede acarrear sanciones de carácter pecuniario, impuestas por la Superintendencia de Industria y Comercio.  Además, puede ser requerido por las autoridades locales que pueden llegar hasta el sellamiento del local por no tener la matrícula al día.

¿Qué es el R.U.P?

El RUP es el registro en el que debe estar inscrita cualquier persona natural o jurídica que quiera contratar con el Estado, dentro de las actividades de constructor, consultor y proveedor (bienes o servicios).

¿Qué es el factor de paridad internacional (F.P.I)?

Es un componente de la fórmula para determinar la capacidad máxima de contratación (K) de los constructores y consultores, determinado a partir de la última información económica de indicadores de desarrollo que expide el Banco Mundial, el cual se calcula dividiendo el PNB (Producto Nacional Bruto) percápita según la PPA (Paridad de Poder Adquisitivo de la moneda local) y el PNB (Producto Nacional Bruto) percápita.

El Factor de Paridad Internacional (FPI), es recalculado y reajustado anualmente por la Sociedad Colombiana de Ingenieros, puesto a consideración y aprobación de la Superintendencia de Industria y Comercio y publicado por las Cámaras de Comercio.

¿Las entidades sin ánimo de lucro deben renovar matrícula mercantil?

Si. En el caso de las entidades sin ánimo de lucro no se habla de regsitro mercantil sino de inscripción, y también se encuentran obligadas a renovar. dentro de los 3 primeros meses del año. En este caso lo que se renueva es su inscripción ante el registro.

¿Qué libros deben registrar las entidades sin ánimo de lucro?

Las entidades sin ánimo de lucro deben registrar el libro de actas de asamblea y el libro de registro de asociados.

¿Qué debo hacer para registrar nombramientos de sociedades?

Se debe presentar el acta de la entidada a través de la cual el órgano competente toma la decisión de efectuar el nombramiento. El acta debe cumplir con los requistos y formalidadaes establecidas en los artículos 163, 164, 186 y 189 del Código de Comercio. Además, se debe acreditar que el nombrado ha aceptado el cargo, ya sea ene l mismo texto del acta o en documento anexo, indicando nombre completo, número de identificación y fecha de expedición d ela misma. Al momento de presentar el acta para el estudio del área jurídica, se le informará el valor a pagar, que incluye los derechos de inscripción y el impuesto de registro, según los ´roganos de adminsitración que estén siendo nombrados.

¿Qué debo hacer para registrar reformas por ampliación de vigencia, modificaciones al capital, ampliación de objeto social, ampliación de facultades o cambio de razón social?

Se debe allegar la escritura pública o documebnto privado que contenga la reforma (según sea el caso dependiendo del tipo de entidad) en la cual deben constar los requisitos previstos en el artículo 189 del Código de Comercio.  También es necesario cancelar el impuesto de registro más los derechos de inscripción, cuyo valor se le informa al momento de presentar el documento en la Cámara de Comercio. Si la sociedad se constituyó por documento privado en virtud de la Ley 1014 de 2006 o la Ley 1258 de 2008, la reforma se podrá hacer por documento privado a menos que los estatutos digan algo diferente.

¿Qué sucede si la información del NIT ya está incluida en los certificados de los comerciantes inscritos en las cámaras de comercio?

Es importante que los comerciantes inscritos revisen si el número de NIT que aparece en su certificado es correcto. Si lo es, no tienen que hacer nuevo reporte. Si está errado, deberán corregirlo a través de carta con fotocopia del NIT o documento que expida la DIAN.

¿Qué debo hacer para registrar la cancelación de matrícula de mi establecimiento de comercio y como persona natural?

Debe presentar la solicitud en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Armenia, previo pago de los derechos de ley. La matrícula a cancelar deberá estar renovada al año en que se trámite la soliictud, salvo si la cancelación se soliicta antes del 31 de marzo, caso en el cual deberá estar renovada al año inmediatamente anterior. Este trámite lo puede hacer la persona natural o el propietario del establecimiento de comercio de manera personal o a través de apoderado.

¿Cómo se registra el cambio de dirección de una persona jurídica o natural?

Por medio de un formato de cambio de dirección que se encuentra en las sedes de la Cámara de Comercio de Armenia.  Este formato debe estar diligenciado por el representante legal o persona natural. En este caso se deben pagar los derechos correspondientes. El formato también se encuentra disponible en www.camaraarmenia.org.co

¿Cómo realizo un cambio de nombre de un establecimiento de comercio?

Debe diligenciar el formato para cambio de nombre, este formato debe estar diligenciado por el representante legal o persona natural y se debe hacer presentación personal o debe venir con la firma autenticada y reconocimiento de contenido ante un Notario, Juez o Secretario de la Cámara de Comercio. El formato también se encuentra disponible en www.camaraarmenia.org.co

¿Qué debo hacer para registrar nuevos libros?

Debe diligenciar el formato para inscripción de libros, el cual debe firmar el Representante Legal o el comerciante persona natural, debe traer certificación de la terminación del libro anterior expedida por revisor fiscal o contador público. En caso contrario deberá traer el libro anterior.  En ambos se deben pagar los derechos correspondientes.

¿Se me perdieron los libros, qué debo hacer para registrar unos nuevos?

Debe diligenciar el formato para inscripción de libros, el cual debe firmar el Representante Legal o la persona natural. POdrá presentarse copia de la denuncia o una declaración bajo la gravedad de juramento del representate legal de le entidad, la cual debe tener como mínimo los datos del libro extraviado, como son, el destino del libro y número de registro en la Cámara de Comercio de Armenia; traer los libros nuevos y pagar los derechos de inscripción.

¿En la continuación de un libro ya registrado se debe mantener el mismo código o se puede cambiar?

Si el libro que traen tiene consecutivo en la numeración respecto al anterior debe mantener el Nombre y el Código asignados, pero si no conserva el consecutivo puede cambiar tanto el código como el nombre del libro.

¿Dónde se puede denunciar la pérdida de los libros del comerciante?

Si se trata de la pérdida de los libros, se puede denunciar en cualquier unidad de denuncia de la Policía Nacional.  Si existen indicios de que se ha cometido un ilícito, la denuncia se debe presentar en la Fiscalía General de la Nación.

¿Cuál es la diferencia entre una sociedad civil y una sociedad comercial?

La naturaleza civil o comercial de una sociedad se deduce de su objeto social.  Si el objeto de una sociedad es civil, en los términos del artículo 23 del Código de Comercio, la misma será civil.  Ambas se encuentran obligadas a renovar.

¿Cuándo es obligatorio tener revisor fiscal en una entidad sin ánimo de lucro?

Esta obligación existe para las fundaciones y para las cooperativas cuyo patrimonio exceda 500 salarios mínimos.

¿Cómo se realiza la enajenación de un establecimiento de comercio?

Mediante documento privado o escritura pública señalando el establecimiento que se pretende enajenar y con indicación del negocio jurídico que sustenta la operación (compraventa, donación, etc.). Esta operación supone el pago de derechos de matrícula por cada uno de los vendedores o compradores y del impuesto de registro, el cual se causa sobre el valor del negocio jurídico o sin cuantía cuando se hace a título gratuito. También, cuando procede, el pago de la retención en la fuente, en nuestra página Web puede acceder al formato de compraventa o cesión gratuita. www.camaraarmenia.org.co

¿Qué documentos se requieren para constituir una Entidad Sin Ánimo de Lucro?

Documento privado de constitución o en su defecto reseña histórica de entidad competente para las entidades constituidas antes de 1995.  Estos documentos deben cumplir los requisitos señalados en el Art. 40 del decreto 2150 de 1995, cancelar los costos correspondientes a inscripción.

¿Cómo se realiza la renovación de la matrícula mercantil de un tercero?

A través de apoderado (abogado) que deberá presentar el poder.

¿Cuándo se considera que hay homonimia?

La homonimia implica la existencia de dos comerciantes (personas naturales, sociedades comerciales o establecimientos de comercio) con nombres idénticos, sin tener en cuenta la naturaleza jurídica (S.A., Ltda.) o nombres reservados para las instituciones financieras o comunes sin reserva para el uso del público en general.

¿Por qué la Cámara de Comercio de Armenia no inscribe actos o documentos de Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado?

En virtud de la Carta Circular 5 de 2007 de la Superintendencia de Industria y Comercio, la competencia para el reconocimiento e inscripción de las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado corresponde a la Superintendencia de Economía Solidaria a partir del 01 de Octubre de 2007.

¿Puede un administrador o representante legal de una sociedad registrar directamente ante la Cámara de Comercio de Armenia su renuncia?

Si lo puede hacer, pero bajo los efectos de la sentencia C-621 de 2003 de la Corte Constitucional, que señala que los administradores o representantes solamente se retiran del certificado de existencia y representación legal cuando hay nuevos nombramientos o por su remoción.

¿Cómo se actualiza la información en un momento diferente a la renovación?

Si el empresario necesita actualizar la información de su matrícula o la del establecimiento en un momento diferente al de la renovación, debe solicitar por escrito la respectiva actualización, efectuando diligencia de presentación personal al mencionado documento y radicarlo en caja cancelando el monto respectivo.

¿Cómo se cancela la matrícula de un establecimiento?

Si el establecimiento de comercio ha dejado de funcionar, el propietario debe adelantar la solicitud de cancelación de la respectiva matricula ante la Cámara, mediante documento escrito con diligencia de presentación personal ente Juez o Notario o el Secretario de la Cámara. Si la persona propietaria no continúa ejerciendo el comercio, debe además solicitar la cancelación de su matrícula como comerciante. Para que proceda la cancelación de las matriculas, deben estar al día en el pago de los derechos de renovación.

Cuando el propietario del establecimiento fallece, la solicitud de cancelación la podrá presentar la persona a la que le fue adjudicado el establecimiento en la sucesión, acreditando esta condición.

OBLIGACIONES DEL EMPRESARIO UNA VEZ MATRICULADO EN CÁMARA DE COMERCIO

a. Renovar el registro mercantil cada año antes del 31 de marzo y renovar el Registro Nacional de Turismo (RNT) y RUNEOL (en caso que aplique) dentro del mismo término.

b. Mantener el RUT actualizado y en un lugar visible del establecimiento de comercio.c. Registrar los libros de actas de asamblea o junta de socios, y los libros de registro de accionistas o socios según corresponda.

d. Reportar a la cámara de comercio cualquier cambio a la información que obra en el registro mercantil (propietarios, dirección, actividad, etc.)

e. Cancelar la matricula mercantil cuando cese sus actividades comerciales, de lo contrario usted seguirá siendo responsable de las obligaciones ante Cámara y otras autoridades.

f. Hacer el pago anual del impuesto de Industria y Comercio ante la tesorería del municipio en el que ejerce sus actividades comerciales.

g. Cumplir con lo dispuesto en el artículo 87 de la Ley 1801 de 2016 (Código Nacional de Policía):
Comunicar previamente a la iniciación de la actividad económica sobre la apertura del establecimiento, mediante escrito que debe ser enviado al comandante de estación o subestación de Policía del lugar donde funciona el mismo.

  • Cumplir con las normas referentes al uso del suelo, destinación o finalidad para la que fue construida la edificación y su ubicación.
  • Mantener vigente la matrícula mercantil y desarrollar exclusivamente las actividades indicadas en el registro mercantil.
  • Contar con el permiso o autorización expedido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o su delegado, cuando su actividad sea la comercialización de equipos terminales móviles.
  • Cumplir las normas referentes a los niveles de intensidad auditiva y con los horarios establecidos para la actividad económica que usted desarrolle.
  • Cumplir con el objeto registrado en la matrícula mercantil y no desarrollara actividades diferentes.
  • Cumplir las condiciones de seguridad, sanitarias y ambientales determinadas en el régimen de Policía.
  • Mantener y presentar el comprobante de pago por concepto de derechos de autor (Cuando aplique).
    Tener Registro Nacional de Turismo – RNT (Cuando aplique)