QUÉ ES EL RUP?

El REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES, que llevan las Cámaras de Comercio, es el registro en el cual deben inscribirse las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia que aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales para la ejecución de obras, suministro de bienes o prestación de servicios, salvo las excepciones taxativamente señaladas en la ley. En este registro consta la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad de organización y clasificación del proponente.

Este registro se encuentra reglamentado por el Decreto 1082 de 2015, Numeral 1.9.y s.s de la Circular Externa 100-000002 del 25 de Abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades.

A continuación presentamos alguna información relevante que usted debe tener en cuenta al momento de tramitar su RUP:

1. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EL TRÁMITE:

Formulario RUES debidamente diligenciado y firmado por el representante legal en el caso de persona jurídica o el proponente.

2. Formulario de solicitud firmado en originalpor el proponente o por el representante legal cuando se trate de una persona jurídica.
3. Copia de la cédula (si es persona natural); y del RUT para personas naturales y jurídicas.
4. Certificado del tamaño empresarial firmado por el proponente y el contador público. (Este debe coincidir con lo que se reportó en el formulario).
5. Certificado de aportes parafiscales firmado por el proponente y el contador público.
6. Certificado sobre la existencia de situación de control o grupo empresarial firmado por el representante legal (tratándose de personas jurídicas).
7. Estados financieros firmados por el proponente y el contador público:

• Si se clasifica como Microempresa,los Estados financieros deberán presentarse bajo NIIF y contener: ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA, ESTADO DE RESULTADOS Y REVELACIONES A LOS ESTADOS FINANCIEROS.
• Si se clasifica como Pequeña, Mediana o Gran Empresa,los Estados financieros deberán presentarse bajo NIIF y contener: ESTADO  DE SITUACIÓN FINANCIERA, ESTADO DE RESULTADOS, REVELACIONES A LOS ESTADOS FINANCIEROS, ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Y ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO.

7. Copia de la tarjeta profesional del contador o del revisor fiscal  (si lo tuviere, en caso de personas jurídicas). Asegurarse que se trata del revisor fiscal que se encuentre inscrito en el registro mercantil.
8. Certificado de junta central de contadores VIGENTE. (Del revisor fiscal y/o contador que certifica la información financiera.)
9. Certificado de principales cuentas firmadas por el proponente y el contador o revisor fiscal si lo tiene.
10. Certificado de gastos de intereses firmados por el contador público o revisor fiscal si lo tiene. (Si los estados financieros provienen del exterior debe adjuntar certificado de homologación de cuentas).
11. Declaraciones de cada contrato con los códigos que se pretenden acreditar y del valor total del contrato expresado en SMMLV; si los mismos no constan en el soporte documental debe allegar anexo firmado por el proponente.
12. Certificados de experiencia: (copia contratos, certificaciones, actas de liquidación). Si adjuntan actas de liquidación se deberá anexar un documento en el que el proponente declare que estas últimas se encuentran en firme.

Nota: Siempre que se indique que un documento o certificación debe estar firmada por el proponente deberá entenderse que deberá estar firmada por el interesado (si el proponente es persona natural) o por el representante legal (si el proponente es una persona jurídica).

13. INFORMACIÓN RELACIONADA CON LA CAPACIDAD JURÍDICA:

• Para el caso de las personas naturales y jurídicas que se encuentran inscritasen los registros que llevan las Cámaras de Comercio, se recurrirá a la información existente en dichos registros según sea el caso. En tal sentido, no será necesario aportar el certificado de existencia y representación legal o de matrícula mercantil.
• Cuando se trate de personas jurídicas no inscritasen los registros que manejan las Cámaras de Comercio, el proponente deberá adjuntar un Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la entidad competente, con fecha de expedición no superior a dos (2) meses de antelación a la fecha de solicitud del respectivo trámite en el RUP, el cual deberá incluir cuando menos los siguientes datos.

2. Nombre o razón social completa del proponente.
3. Modificaciones de la razón social.
4. Tipo, número y fecha del documento de constitución o creación.
5. Fecha, clase de documento y entidad que reconoce la personería jurídica.
6. Duración de la personería jurídica.
7. Domicilio de la personería jurídica.
8. Nombre e identificación del representante legal.
9. Facultades y limitaciones del representante legal, si las tuviere.

Cuando el certificado aportado por el proponente no reúna los datos citados en el presente literal, deberá anexarse copia de los estatutos certificados por la entidad competente en donde conste la información faltante.

Cuando la autoridad no tenga dentro de sus funciones la de certificar los estatutos de sus vigiladas, estos se harán acompañar de una certificación expedida por el representante legal en la que se declare que los mismos corresponden fielmente a los estatutos vigentes de la persona jurídica.

Cuando la duración de la entidad no se encuentre en el certificado de existencia y representación legal o en los estatutos, se deberá acreditar con una certificación expedida por el representante legal del proponente.

Para mayor información acerca de este punto puede consultar en el Numeral 1.9.2.2.1 Circular Externa 100-000002 del 25 de Abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades..

• INFORMACIÓN RELACIONADA CON LA EXPERIENCIA:

Los proponentes deberán acreditar su experiencia a través de los siguientes medios:

• Certificación expedida por el contratante.
• Copia del contrato ejecutado.
• Acta de liquidación del contrato.
• Órdenes de compra, servicios o aceptación de ofertas.

Las opciones antes referidas deberán contener como mínimo lo siguiente:

• La identificación de las partes (contratista y contratante).
• El valor total del contrato expresado en salarios mínimos.
• Los bienes, obras o servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar, (objeto del contrato), así como los códigos de clasificación con los cuales se identifican, para lo cual hará uso del clasificador de bienes y servicios en el tercer nivel.
• Fecha de terminación del contrato.
• Firma de las partes (contratista y contratante) para el caso de los contratos. Si se trata de certificación basta que esté firmado por quien la emite.

Tenga en cuenta que:

• El proponente podrá reportar para acreditar su experiencia los contratos ejecutados directamente por él, los celebrados en consorcios, uniones temporales y sociedades en las cuales tenga o haya tenido participación.
• Si en el soporte allegado no se encuentra el valor del contrato expresado en salarios mínimos y tampoco los códigos del clasificador de tercer nivel, el representante legal (cuando se trata de persona jurídica) o el proponente, deberá acompañar certificación en la que indique dichas clasificaciones y la conversión a SMMLV, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad de juramento.
• Si la persona jurídica tiene menos de 3 años de constituida podrá acreditar su experiencia con base en la experiencia directa de sus socios o accionistas, asociados o constituyentes. (Entendida por directa la ejecutada por el mismo socio o por este a través de consorcios o uniones temporales.)

• Noes permitido acreditar experiencia en obras propias.

Para mayor información acerca de este punto puede consultar en el Numeral  1.9.2.2.2. Circular Externa 100-000002 del 25 de Abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades.

• INFORMACIÓN REFERENTE A LA CAPACIDAD FINANCIERA Y CAPACIDAD ORGANIZACIONAL:
• El proponente persona natural o jurídica deberá presentar copia simple de los estados financieros preparados bajo normas NIIF con fecha de corte 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, debidamente certificados.
• Las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, acreditarán los indicadores de capacidad financiera y organizacional aportando una certificación suscrita por el contador o auditor y el proponente, en la que se revelen de manera detallada cada uno de los rubros financieros que componen sus indicadores.
• Si la persona jurídica esta no tiene suficiente antigüedad para preparar estados financieros a dicho corte, deberá inscribirse con estados financieros de corte trimestral o con estados financieros de apertura.
• Las sociedades extranjeras con sucursal registrada en el país, deberán adjuntar copia simple de los estados financieros de la casa matriz, sin que se requiera autenticación alguna ni apostilla, con corte que corresponda al cierre fiscal del país de origen, con la conversión a moneda colombiana, y la traducción oficial al español, cuando a ello hubiera lugar. En ningún caso serán admisibles los estados financieros de la sucursal de la sociedad establecida en Colombia.

COTEJO CON EL REGISTRO MERCANTIL: Las Cámaras de Comercio verificarán que la información financiera es coherente con la reportada por el proponente en el registro mercantil o registro de entidad sin ánimo de lucro o en los demás registros que estas llevan, salvo cuando se trate de sociedades extranjeras, entidades no inscritas en la Cámara de Comercio o persona naturales no matriculadas. Asegúrese previamente que la información reportada en su solicitud del RUP corresponde con la reportada en el registro mercantil o de ESAL según sea el caso.

Para mayor información acerca de este punto puede consultar en el Numeral   1.9.2.2.3 Circular Externa 100-000002 del 25 de Abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades.

Para la búsqueda de los códigos del clasificador de bienes y servicios puede ingresar a https://www.colombiacompra.gov.co/clasificador-de-bienes-y-servicios. Recuerde que en el formulario se debe indicar únicamente los 6 primeros dígitos, ya que los últimos dos se certificaran en 00.

NOTA: Cuando se radique el documento, el mismo entra a reparto y será objeto de estudio por parte de uno de nuestros abogados; si luego de la revisión correspondiente se encuentran observaciones jurídicas que no permitan el registro del RUP, se notificará al correo electrónico reportado en el formulario. Tenga en cuenta que el trámite deberá ser reingresado en un plazo máximo de un mes, contado a partir de la fecha de la comunicación de la devolución, de lo contrario esta Cámara de Comercio DECRETARÁ el desistimiento de la solicitud de inscripción.

IMPORTANTE!:

RENOVACIÓN DEL RUP: Todo proponente, sin importar la fecha en que haya realizado la inscripción, debe presentar la información para su renovación a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año. De lo contrario cesarán los efectos del registro.

ACTUALIZACIÓN DEL RUP: Se refiere a cualquier modificación, cambio o adición respecto de la información que obra en el registro referente la experiencia y capacidad jurídica del proponente. La actualización podrá solicitarse en cualquier momento. En todo caso, no será posible modificar la información financiera ya reportada.