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Sistema de Prevención de Fraudes Registrales – SIPREF

¿Qué es el Sistema Preventivo de Fraudes – SIPREF?

Es un sistema creado para prevenir y evitar que terceros ajenos al titular del registro, modifiquen la información que reposa en ellos, con la intención de defraudar a la comunidad.

¿Quiénes se benefician con este sistema?

Empresarios, personas naturales o jurídicas y demás entidades matriculadas o inscritas en los registros públicos que manejan las cámaras de comercio.

¿Qué mecanismos y controles incluye el SIPREF?

Las Cámaras de Comercio harán una verificación formal de la identidad de las personas que presenten o reingresen peticiones registrales e implementarán un sistema de alertas que permitirá a los titulares de la información registral, adoptar medidas tempranas que eviten o detengan posibles conductas fraudulentas.

Los mecanismos y herramientas del SIPREF no generarán costo alguno para los matriculados o inscritos.

¿Qué solicitudes están excentas del SIPREF?

Se exceptúan del SIPREF el Registro Nacional de Turismo, Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza, los libros electrónicos, y las solicitudes y órdenes provenientes de las autoridades judiciales o administrativas como por ejemplo: embargos, inscripciones de la demanda, medidas cautelares, entre otras.

Para efectuar trámites de renovación de matriculados o inscritos “activos”, no se realizará la validación de la identificación del solicitante al momento de la radicación de los formularios, ni tampoco se requerirá dejar evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud. Lo anterior, sin perjuicio de enviar las respectivas alertas.

¿Qué ventajas ofrece el SIPREF?

Además de incrementar la seguridad y confiabilidad en la operación de los registros públicos, tiene las siguientes ventajas:

– Verificar la identidad de las personas que realizan trámites físicos o virtuales.
– Validar la vigencia de la cédula de ciudadanía de las personas nombradas y de los socios constituyentes o los socios que ingresen nuevos a una sociedad de personas (limitada, S. en C.) o empresa unipersonal.
– Prevenir que terceros no autorizados por el titular del registro modifiquen la información que figura en los registros públicos de la Cámara de Comercio.
– Prevenir fraudes en los registros de los comerciantes o inscritos que no han registrado actos, actualizado datos o no han efectuado su renovación en los últimos tres (3) años.
– Utilizar un sistema de alertas que ponga en conocimiento del empresario, la presentación de un trámite y a su vez la inscripción, requerimiento o devolución del mismo.
– Permitir a los titulares de la información registral adoptar medidas que detengan conductas fraudulentas.

¿En qué casos se procede a verificar el documento de identidad en el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil?

– Constitución de persona jurídica (Sociedad Limitada, S. en C., Empresa Unipersonal).
– Inscripción o ingreso de nuevos socios en sociedades de personas.
– Nombramiento o cambio de representantes legales, integrantes de órganos de
administración o de revisores fiscales.

Para tal fin, debe informarse a la Cámara de Comercio, el número del documento de identidad, junto con la fecha de expedición del mismo, sin que se requiera de su presentación física.

Para las personas extranjeras nombradas que cuentan con cédula de extranjería, deberá indicar el número y fecha de expedición para verificar en la página de Migración Colombia. Si no tiene cédula de extranjería, deberá adjuntar copia simple del pasaporte.

¿Por qué debo mantener actualizada la información ante la Cámara de Comercio?

Mantener actualizados sus datos en el registro y verificar que datos tiene reportados de manera periódica, es fundamental para que la Cámara de Comercio pueda informar al titular del registro sobre las actuaciones que se surtan sobre el mismo toda vez que las alertas se remiten a los números de teléfono y correos electrónicos allí reportados.

¿A que datos de contacto se remiten las alertas?

La Cámara de Comercio enviará una alerta al último correo electrónico, al correo electrónico de notificación y al último número de teléfono celular reportados, cuando se radique una solicitud de renovación, inscripción o modificación de los registros.

Cuando se trate de la modificación del correo electrónico o el número de teléfono celular del inscrito, la “alerta” se enviará a los datos que reposan en el registro respecto a los dos (2) últimos correos electrónicos reportados, a los dos (2) últimos correos de Notificación Judicial reportados y al último número de teléfono celular reportado.

¿Qué procedimiento debe seguir el titular de un registro en caso de detectar una irregularidad?

Qué actuaciones podrán adelantar los interesados?

La respuesta deberá ser el siguiente texto:

Cuando el titular del registro en el trámite de inscripción tenga una oposición frente a la solicitud de registro, podrá hacer uso de los mecanismos que le otorga el SIPREF y las normas vigentes que rigen la materia. En todo caso, las cámaras de comercio siempre deberán resolver las solicitudes de oposición antes de realizar la inscripción correspondiente, para concederlas en el supuesto que cumplan con los requisitos pertinentes o para negarlas en el caso contrario, como se explica a continuación.

Se podrá presentar oposición a la solicitud de registro, antes de que se efectúe la inscripción y únicamente en los dos siguientes casos:

– La persona que aparece firmando la petición de modificación de información o el acta o documento del cual se solicita su registro, manifiesta no haberlo suscrito.

En este evento, si quien aparece firmando manifiesta no haber suscrito el documento, deberá comunicarlo verbalmente o por escrito a la cámara de comercio antes de efectuarse la inscripción y concurrir personalmente dentro del día hábil siguiente, para efectos de poder validar su identidad por medio de mecanismos de identificación biométrica a través del sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil. En este caso, la entidad cameral se abstendrá de realizar la inscripción o la modificación de información solicitada y comunicará a los usuarios.

– El titular de la información advierte que el acto o documento presentado para inscripción no es de su procedencia por corresponder a un tercero ajeno a la entidad. En este caso, la oposición podrá realizarse verbalmente o por escrito y se deberá adjuntar la respectiva denuncia penal. Cuando no es posible adjuntar la denuncia penal al escrito de oposición, el opositor tendrá el término máximo de dos (2) días hábiles contados a partir del momento que ejerció la oposición, para aportarla.

Si el titular de la información no allega la denuncia penal dentro de los dos (2) días hábiles contados a partir del momento en que ejerció la oposición, la cámara de comercio continuará con la actuación e informará al opositor que se venció el término y que por ello continuará con el estudio del documento.

Si del escrito de oposición, la cámara de comercio puede determinar, sin necesidad de la copia de la denuncia, que no es procedente la misma por cuanto corresponde a un conflicto interno entre los interesados (ejemplos, la solicitud la realiza una persona que figura en el registro o en los documentos anteriormente inscritos, se aportan documentos que acreditan la relación con la entidad, entre otros), deberá negarla a través de decisión motivada, la cual se comunicará al opositor, indicando que, si es del caso, podrá interponer los recursos contra el acto de registro.
Presentada la denuncia penal oportunamente o verificada la identidad del opositor que manifiesta no haber suscrito el documento, la cámara de comercio deberá evaluar que el motivo de la oposición se ajuste a alguna de las dos causales señaladas y, conforme a las mismas, adoptar la decisión de aceptar o no la oposición, en un término máximo de cinco (5) días hábiles.

Si se acepta la oposición, deberá notificar la decisión al opositor y a quien solicitó la inscripción, contra la cual proceden los recursos de reposición y/o apelación al tratarse de un acto de abstención. Si se niega la oposición, se comunicará la decisión al opositor, así como sus motivos y se continuará con el trámite. Contra dicha decisión no procede ningún recurso, toda vez que, si el opositor no está de acuerdo con el registro, podrá interponer los recursos de reposición y/o apelación contra el acto administrativo de inscripción.

Si alguna persona tiene otro tipo de reparo en relación con el documento que se radicó para que modifique el registro diferente a las dos causales indicadas, esto deberá debatirse utilizando los medios que le otorga la normativa vigente. Pueden mencionarse, a manera de ejemplo, los recursos administrativos, las denuncias penales por posibles delitos y las demandas de impugnación de actas ante los jueces de la República y/o autoridades competentes.

¿Cómo se modifica la información contenida en matrículas e inscripciones que se encuentren inactivas?

Los titulares de matriculas e inscripciones que se encuentren en estado «INACTIVAS» debido a no haber registrado actas o documentos durante los tres (3) últimos años y quieran renovar, inscribir o modificar información de sus registros, deberán solicitar la activación por parte de las siguientes personas:

En el caso de matrículas de personas naturales:

– La persona natural matriculada. – Si la persona natural ha fallecido, la petición la podrán formular su cónyuge
supérstite y/o cualquiera de su(s) heredero(s), quienes deberán acreditar su calidad con copia simple del registro de matrimonio y/o del registro civil de nacimiento y adjuntar copia simple del registro civil de defunción.

En el caso de matrículas de sociedades de personas:

– El representante legal inscrito.
– Alguno de los socios inscritos.
– Alguno de los miembros del órgano colegiado de administración inscritos.
– Revisores fiscales inscritos.

En el caso de matrículas de Sociedades por acciones y Entidades sin ánimo de lucro:

– Representante legal inscrito.
– Alguno de los miembros de los órganos de administración inscritos.
– Revisores fiscales inscritos.

Qué procedimiento se debe seguir en el caso de solicitudes que modifiquen la información de matrículas e inscripciones INACTIVAS?

En caso que los matriculados o los inscritos en el registro hayan omitido la renovación de la matrícula mercantil, no hayan realizado la actualización de sus datos con la inscripción de algún documento y tampoco se hayan inscrito actos y documentos, en un término de tres (3) años o más, las cámaras de comercio se abstendrán de realizar la renovación, la inscripción de actos o documentos o la modificación de información de la matrícula o inscripción, mientras no sean solicitadas por las siguientes personas y en los siguientes términos:

– En las personas naturales, la solicitud la efectuará la persona natural matriculada. La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido.

– En las sociedades de personas, la solicitud la efectuará el representante legal inscrito o alguno de los socios previamente inscritos en el registro, al momento de la presentación del trámite. Si la compañía tiene órganos colegiados de administración o revisores fiscales inscritos, cualquiera de sus miembros podrá hacer la solicitud. La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido para el efecto. En el evento en que todas las personas antes mencionadas se encuentren fallecidas, la solicitud la podrá formular el cónyuge supérstite o cualquiera de los herederos de alguno de los socios inscritos, quienes deberán acreditar su calidad con copia simple del registro de matrimonio o del registro civil de nacimiento y del registro civil de defunción de todos los socios y representantes legales.

– En las sociedades por acciones, la solicitud podrá presentarse por alguno de los miembros de los órganos de administración o fiscalización interna, previamente inscritos en el registro al momento de la presentación del trámite, esto es, por el representante legal, alguno de los miembros de la junta directiva o por el revisor fiscal.
La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido. En el evento en que todas las personas antes mencionadas se encuentren fallecidas se podrá aplicar el mismo procedimiento dispuesto para las sociedades de personas.

– En las sociedades por acciones que no tengan revisor fiscal o el representante legal no se encuentre, la solicitud podrá presentarse por cualquier accionista siempre y cuando acredite por algún medio idóneo tal calidad. Si el único accionista ha fallecido y la persona jurídica no cuenta con órganos colegiados o revisor fiscal y el representante legal no se encuentra o es el mismo accionista, se podrá aplicar el procedimiento dispuesto para las sociedades de personas.

– En las entidades sin ánimo de lucro se sigue el mismo procedimiento de las sociedades por acciones.

– Las entidades de vigilancia y control podrán hacer esta solicitud, si es del caso, y también, por orden de autoridad competente. En estos eventos no se requerirá de la presentación personal.

Cuando el procedimiento de que trata el presente numeral se desarrolle de forma presencial, se deberá incluir la validación de la identidad por medio de mecanismos de identificación biométrica del solicitante, la cual podrá realizarse en cualquier cámara de comercio. Cuando el documento sujeto a inscripción implique la inscripción o el cambio de socios en sociedades de personas, el nombramiento o cambio de representantes legales, integrantes de órganos colegiados de administración o de revisores fiscales, se verificará el documento de identidad de todos ellos, así como el envío de las respectivas alertas.